TPHCM tiến tới “phòng họp không giấy”

Mô hình “phòng họp không giấy” giúp UBND TPHCM rút ngắn thời gian, nâng hiệu quả cuộc họp cũng như tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí văn thư… 

Ngày 25/6, UBND TPHCM tổ chức hội nghị công bố triển khai ứng dụng “phòng họp không giấy tờ e-Cabinet” và ứng dụng “giao việc tức thời – nhắc việc thông minh”.

Theo VNPT (đơn vị phát triển ứng dụng), cuộc họp không giấy tờ với VNPT e-Cabinet được xây dựng riêng cho TPHCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của chính quyền từ cấp TP đến phường/xã.

Trước mỗi cuộc họp, tài liệu sẽ được chuyển tới các đại biểu để nghiên cứu trước; các câu hỏi, ý kiến được tổng hợp trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận. Hệ thống này có các tiện ích như sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết bằng chữ ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Ngoài ra, ứng dụng này còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.

Việc xử lý, thu hồi tài liệu số sau mỗi phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy.

Trong khi đó, ứng dụng “giao việc tức thời – nhắc việc thông minh” giúp nâng cao hiệu quả và giúp đôn đốc công việc tại các cấp. Với ứng dụng này, lãnh đạo TP có thêm “thư ký ảo”, giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một các chính xác.

Ông Trần Mạnh Hùng – Chủ tịch HĐTV VNPT – cho biết, hệ thống với nhiều tính năng giúp trao đổi từ xa, rút ngắn thời gian họp, tiết kiệm chi phí in ấn, gửi thư mời…

Phát biểu tại hội nghị, Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Thành Phong cho biết, triển khai phòng họp không giấy là giải pháp thiết thực, hữu hiệu trong công tác điều hành của TP và các sở, ngành, quận/huyện. Chuyển từ sử dụng giấy tờ sang điện tử giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả các cuộc họp.

Theo ông Phong, việc triển khai mô hình này phải có lộ trình, chuyển từ “ít giấy” sang “không giấy”. Xuất phát từ thực tiễn công việc, ông Phong cho rằng mô hình nhắc việc thông minh sẽ đáp ứng cho nhu cầu của TPHCM.

Bí thư Thành ủy TPHCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng đây là giải pháp thiết thực cải cách hành chính. Mô hình điện tử giúp công tác phục vụ người dân tốt hơn mà cán bộ cũng ít mệt hơn. Hệ thống này giúp quá trình làm việc, tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn, tiết kiệm được chi phí giấy tờ…

Người đứng đầu Đảng bộ TP đề nghị 3 tháng sau triển khai mô hình phòng họp không giấy cho các sở, ngành, địa phương rồi đến cấp phường/xã. Sau 1 năm, TPHCM bước vào kỳ họp “ít giấy” và tiến tới “không giấy”.

Phụ trách cải cách hành chính, Phó Chủ tịch UBND TP Trần Vĩnh Tuyến cho biết, TPHCM với khối lượng công việc lớn nên triển khai ứng dụng văn phòng điện tử là cần thiết và phải kiên nhẫn thực hiện. TP sẽ có kế hoạch tập huấn cụ thể, trước mắt là cho Thường trực UBND TP, HĐND TP; nhóm thứ hai là nhóm giúp việc như chuyên viên, trợ lý…; nhóm thứ 3 là Giám đốc các sở, ngành, thủ trưởng đơn vị.

Theo Dân Trí